Sale konferencyjne stanowią jeden z najważniejszych punktów każdego biura. Pozwalają na organizację spotkań z pracownikami znajdującymi się na miejscu, a także wideokonferencji z tymi, którzy znajdują się w innym biurze. W ten sposób nawiązuje się połączenia z główną siedzibą firmy. W obecnych czasach, kiedy cyfryzacja jest na bardzo wysokim poziomie, wideokonferencje bardzo często są zamiennikiem klasycznych spotkań. Dzięki temu można uniknąć wielogodzinnych podróży i innych problemów. Aby jednak było to możliwe, konieczne jest odpowiednie wyposażenie sali wideokonferencyjnej.
Do niezbędnych elementów wyposażenia każdej sali wideokonferencyjnej należą oczywiście krzesła oraz stoły. W nowoczesnych pomieszczeniach warto umieścić stół z wbudowanym mediaportem z przyłączami hdmi, usb, usb-c i zasilaniem, pozwalającym uporządkować okablowanie. Umieszczone na jego powierzchni schowki z dostępem do zasilania oraz popularnych łączy z pewnością ułatwią pracę i pozwolą na uniknięcie bałaganu. Warto mieć w zanadrzu także różne przejściówki, dzięki czemu praktycznie każdy sprzęt da się podłączyć. Mediaport jest rozwiązaniem, które instalujemy na stole konferencyjnym i prowadzimy do niego przewody i kable z floor boxa. Floor box to miejsce w podłodze, z którego rozchodzą się kable do innych miejsc, np. do monitora czy projektora.
Wiele przedsiębiorstw decyduje się także na stworzenie sieci Wi-Fi wyłącznie na użytek sali wideokonferencyjnej. Pozwala to na zachowanie płynności przesyłania danych, a także zapewnienie najwyższego poziomu bezpieczeństwa. Kolejnym, kluczowym wręcz elementem wyposażenia sali wideokonferencyjnej, jest oczywiście odpowiedni system audiowizualny. To, jaki sprawdzi się najlepiej, jest zależne od potrzeb firmy i preferencji użytkowników. Najczęściej składa się on z zespołu urządzeń takich jak głośniki, monitory, projektory i mikrofony. System taki może być zainstalowany w sali spotkań i być wyposażony w panel sterowania. Obsługuje on popularne platformy typu Teams. Równolegle możemy umożliwić, by osoba prowadząca mogła inicjować spotkanie z własnego komputera, wpinając go w system poprzez kabel z mediaportu. Jest to rozwiązanie niezwykle wygodnie i intuicyjne w obsłudze. Coraz bardziej popularne są rozwiązania do bezprzewodowej transmisji danych, dzięki którym obsługujemy wideokonferencje z minimalnym wykorzystaniem okablowania.
